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“入社時”にもらっておいた方がいい書類~トラブル回避のために~

後々のトラブル回避のために入社する社員(パートやバイトも含む)からもらておいた方安心な書類があります。

・雇用契約書

・入社誓約書

・機密保持誓約書

・パソコン誓約書

・身元保証書

・運転免許証の写し(社用車を使用する場合)

・給与所得の扶養控除等申告書(本年度分)

・本年中1月から12月までの源泉徴収票(本年中に離職した人のみ)

・年金手帳(ただし、2018年3月5日以後ははマイナンバーでの加入手続きが主なのでマイナンバーの提出を求めましょう)

・雇用保険被保険者証

※最低でも入社時には雇用契約書・入社誓約書・機密保持誓約書はもらいましょう。

また、マイカー通勤の場合は、自動車任意保険の写しももらいましょう。

◆提出書類をもらい意義と期限

上記の書類は一例であり、実際には各社の実情によって加除するのが一般的です。

例えば、資格が必要な業務なら資格取得を証明する書類も必要になります。

誓約書の意義は“雇用中の誓約事項を遵守する”という意味を持たせ、何かしらのトラブルの時には“損害賠償を請求する”という心理的圧力をかけられることです。

誓約書は、同意に対する署名捺印をもらうことで効力を発揮します。

身元保証書は、社員が何かしらのトラブルを起こしたときや、音信不通になったときの連絡先の役割もあります。

身元保証の期間は一般的には3年、長くても5年とされています。

また、書類の提出期限も厳密に管理しましょう。

例えば、社会保険の加入の場合は入社から5日以内に手続きをとることが求められています。

また、誓約書への署名捺印が効力を持つといっても、“法令違反”の内容は【無効】になることは当然ですのでお気をつけください。

そして、社員に故意や過失があっての損害賠償請求でも全面的に認められるわけではないことも御留意ください。